ابدأ المراجعة الشهرية بتعريف الأرقام، قبل تفسير ارتفاعها أو انخفاضها. هذا الدليل يخص «سجل التبرعات» في لوحة الجمعية بفياض؛ وقد تختلف تعريفات المؤشرات في لوحات أخرى مثل لوحة شركة التسويق. المثال الحسابي أدناه افتراضي بالكامل، ولا يعرض بيانات متبرعين أو نتائج جمعية حقيقية.
ثبّت الفترة والفلاتر أولًا
افتح «سجل التبرعات»، وحدد تاريخ البداية والنهاية والمشروع أو القناة إن كنت تحتاج تضييق النتائج. في هذا السجل، يعتمد فلتر التاريخ على تاريخ إنشاء عملية التبرع، ويشمل يومي البداية والنهاية؛ وليس على تاريخ تحويل المبلغ إلى الحساب البنكي.
دوّن الفلاتر المستخدمة مع التقرير، وراجع المنطقة الزمنية المعتمدة لدى فريقك، خصوصًا للعمليات القريبة من منتصف الليل. تستخدم بطاقات الملخص مجموعة النتائج بعد الفلترة، وليس الصفوف الظاهرة في صفحة القائمة الحالية فقط.
اعرف ما الذي يحسبه كل مؤشر
المؤشر | تعريفه في سجل الجمعية | ما لا يمكن استنتاجه منه |
|---|---|---|
إجمالي المبلغ (مؤكد) | مجموع مبالغ العمليات ذات الحالة «مكتمل» ضمن الفلاتر | ليس تأكيدًا لصافي التحويلات البنكية |
عدد التبرعات المكتملة | عدد العمليات المكتملة ضمن الفلاتر | ليس عدد متبرعين فريدين |
إجمالي المحاولات | عدد العمليات بجميع حالاتها ضمن الفلاتر المختارة | لا يعني أن جميع العمليات دُفعت |
نسبة الاكتمال | عدد العمليات المكتملة ÷ إجمالي المحاولات × 100 | لا تقيس وحدها تحويل زوار الموقع إلى متبرعين |
إذا اخترت الحالة «مكتمل» فقط، يصبح عدد المحاولات في المجموعة المفلترة هو عدد المكتمل نفسه، فتكون النسبة 100% عند وجود عمليات. لتقييم اكتمال المحاولات خلال الشهر، ابدأ بجميع الحالات بدل تفسير هذه النسبة بعد استبعاد غير المكتمل.
قد يتبرع الشخص أكثر من مرة، لذا لا تسمِّ عدد العمليات «عدد المتبرعين». وإذا أردت قياس تحويل الزيارات، فستحتاج أيضًا إلى تعريف الزيارات وبياناتها وطريقة ربطها بالعمليات.
مثال افتراضي: 12 محاولة خلال شهر
لنفترض وجود 12 عملية: 8 مكتملة، و3 غير مكتملة، وعملية واحدة مستردة. مبالغ العمليات المكتملة الثماني هي 100 و150 و200 و250 و300 و400 و500 و600 ريال.
الحساب | النتيجة |
|---|---|
إجمالي المبالغ المكتملة | 2,500 ريال |
متوسط مبلغ العملية المكتملة: 2,500 ÷ 8 | 312.50 ريال |
نسبة الاكتمال: 8 ÷ 12 × 100 | 66.7% تقريبًا |
المتوسط هنا حساب توضيحي تستطيع إجراؤه، وليس وعدًا بوجود بطاقة مستقلة له في الواجهة. لا نستطيع من هذه البيانات تحديد عدد الأشخاص الفريدين أو المبلغ الذي وصل إلى البنك. والعملية التي أصبحت حالتها «مسترد» لا تدخل في مجموع المكتمل؛ فلا تخصمها منه مرة ثانية باعتبار أنها ما زالت ضمنه.
فرّق بين مبلغ التبرع والتسوية البنكية
مبلغ العملية المؤكدة ليس بالضرورة صافي المبلغ المحوّل للجمعية. حتى حقل «المبلغ الصافي للجمعية» في تفاصيل العملية لا يكفي وحده لإثبات تنفيذ تحويل بنكي؛ ففي بعض السجلات قد يُعرض مبلغ العملية عند غياب قيمة صافية محفوظة.
للمطابقة، راجع كشف التسويات أو التحويلات المتاح لدى فريق المالية، وحدد الرسوم والاستردادات وتوقيت التحويل من مصدرها. لا تستخرج صافيًا تقديريًا ثم تعرضه على أنه رقم مؤكد من النظام.
قارن الشهرين على أساس واحد
إذا كان إجمالي المكتمل في فترة سابقة 2,000 ريال، وفي الفترة الحالية 2,500 ريال، فالزيادة الحسابية 25%: الفرق 500 مقسومًا على 2,000. هذا امتداد للمثال الافتراضي، ويشترط استخدام الفلاتر وتعريف المبلغ نفسيهما.
راعِ اختلاف عدد الأيام، والحملات النشطة، والعمليات الكبيرة غير المعتادة. وعندما يكون إجمالي الفترة السابقة صفرًا، اذكر الانتقال من صفر إلى المبلغ الجديد بدل إظهار نسبة نمو غير قابلة للحساب بهذه الصيغة. احتفظ بتاريخ استخراج التقرير؛ فقد تتغير حالة عملية لاحقًا ويختلف الملخص عند إعادة استخراجه.
اختم التقرير بإجراء ومسؤول
سجّل الفترة والفلاتر وتاريخ الاستخراج وتعريف المؤشرات.
صدّر CSV أو Excel إذا كانت صلاحية التصدير متاحة لك، وراجع أنه يحمل النطاق المطلوب.
افصل الأرقام المؤكدة عن تفسير أسباب تغيرها.
حدّد إجراءً واحدًا ومسؤولًا وموعدًا للمراجعة، مثل تدقيق رابط حملة أو مراجعة صفحة مشروع.
إذا ظهر مصدر حملة غير متوقع، ارجع إلى شرح روابط الحملات وحدود الإسناد قبل نسبة السبب إلى منصة إعلانية. وإذا كانت المشكلة في فهم المشروع، استخدم قائمة مراجعة صفحة التبرع.
من مدونة فياض — معرفة عملية للقطاع غير الربحي.
